函復來文製作流程
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公文管理資訊系統          92.11.04

函復來文製作流程簡易步驟:

 

1.  繕打新公文(word)-點選欲函復之〝外來文〞文號,並在文書格式中選擇公文類別(函、書函)、速別、密等後按確定..(承辦人)

2.  上傳存檔(word).............(承辦人)

3.發文取號...........(登記桌)

4.稿轉函(word)..........(承辦人)

5.送發.............(登記桌)

函復來文不用〝創稿登錄〞,餘則與新創公文同

 

詳細步驟說明暨應注意事項

步驟一:承辦人

函復來文(word)承辦人word製作之「繕打新公文」中選擇〝函復來文〞。系統會帶出此件公文之來文號(091000xxxx,點選好之後再選擇〝公文類別〞(函、書函...等)及速別後,按確定,系統會給此公文一文書電腦編號091xxxDxxxxxxx-此條碼會出現在公文的右下角。

承辦人繕打公文過程中,應注意事項:

1.功能列:繕打時請留意公文稿上端〝速別〝發文日期〞〝發文字號〞檔號〝附件〞〝正本、副本〞,務必要點選電子公文製作軟體上所設功能列由系統帶入各項資料。

2.發文方式(二類):選擇發電子公文時(如給教育部教育部技職司..),在點選正、副本單位後請由全國機關碼進入點選所需單位並在〝發文方式〞選擇「二類(點對點)」。

如為〝令〞稿請以紙本勿點選二類。

3.附件:發電子公文之〝附件〞,所附資料須為電子檔(但如為支票、收據等有蓋印章者,或附件超過十五頁以上不要以電子傳送)。在出現〝是否夾帶附件〞訊息時,選擇〝〞。

附件檔名〞請存中文檔名(如:教師員額編制表..),不可有括弧()、英文字、數字、底線_、特殊符號(+-X※....)

4.自訂機關:正、副本單位若不在系統設定單位內請選擇〝自訂機關〞-新增,自行鍵入,切勿直接在公文文面上鍵入(如此系統將無法列印出來)

5.複製:在製作(繕打)公文時,若公文內容相似,可利用word〝公文查詢〞中的〝複製〞功能,點選欲複製的公文(注意:被複製的公文,必須是新公文管理系統中的存檔文件才可)

步驟二:承辦人

上傳存檔(word):繕打完成,做〝上傳存檔〞動作後,請列印紙本,此刻即可跑紙本公文,以人工傳送。

步驟三:登記桌人員

登記桌送出登記桌可將此件公文送出至其他單位。

.〝會辦〞:各一、二級單位。

.或〝呈核〞:秘書室(校長)。

(以上一次只可選擇一個)

步驟四:登記桌人員

發文取號:經呈核會退原承辦人公文批下來,發文前請至登記桌作業內用原來文號091000xxxx發文取號〞即取正式發文號。

步驟五:承辦人

稿轉函word承辦人於〝發文取號〞後,回word電子公文製作軟體以〝公文查詢〞出原來公文,然後做〝稿轉函〞。

步驟六:登記桌人員

送發:〝稿轉函〞之後,請在登記桌作業內點選〝送發〞。